一份付款申索可以計得很準，但如果對錯期間、漏了證明文件，或者送錯人，仍然可能引起不必要爭議。
以下不是法律清單，而是一個讓 QS 在發出文件前快速「執漏」的實務框架。
1. 今期估值期間是否正確？
先核對合約訂明的估值日期、截數日及付款週期。不要只沿用上期 Excel 的日期。
2. 累計完成量有沒有重複？
逐項檢查：
- 上期累計；
- 今期新增；
- 今期累計；
- 已扣除的 retention；
- 先前已確認的 adjustment。
3. Variation 有沒有清楚分層？
把 variation 分成「已同意」、「已指示未定價」、「仍在評估」通常比全部混在一欄更容易溝通。
4. Supporting documents 是否對得上？
相片、delivery note、inspection record、daywork sheet 及分判商資料，最好使用一致的 reference number。
5. 稅項及扣減是否按合約處理？
特別留意 retention 上限、保險／水電／清潔費等扣減，以及是否有先決條件。
6. 文件有沒有清楚表明性質？
標題、申索期、申索金額、合約／工程名稱、發件人和收件人都應一眼可見。不要讓對方猜這封電郵是否正式付款申索。
7. 送達方式與時間是否留有證據？
核對合約通知條款及適用法例要求。電郵、平台上載、專人送遞或掛號郵件，可能有不同規定。
最後一步不是按 Send，而是保存一套可以證明「發了甚麼、何時發、發給誰」的紀錄。
建議的檔案命名
項目_付款申索_期數_截數日期_版本.pdf
例如：CentralTower_PaymentClaim_12_20260612_v1.pdf
統一命名看似小事，日後要在數千封電郵中追蹤紀錄時，會救你一命。
